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通知公告

关于收集移交2019年度各类档案的通知

点击数:23642020-05-28 10:23:54    作者: 图书馆    

学校各学院(部),各职能部门:
  根据档案馆工作安排,2019年度档案移交工作现已开始,今年因为疫情的特殊原因,将不再召开档案工作会议。请各归档单位将本部门2019年产生的属归档范围、具有保存价值的文件材料整理归档,移交档案馆。若有2019年度以前未归档的档案,按要求分年度整理好一并归档。现将收集归档及移交过程中有关事项通知如下:
  一、归档范围
  1、2019年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产设备、出版、人事等各项工作中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围参照《锦州医科大学立卷归档范围与保管期限表》。
  2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子版等材料(如照片、光盘等)。纸质文件材料和电子版本同步归档。
  3、以学校名义获得的各类证书、奖牌、奖杯、锦旗等(市级以上)以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
  二、归档要求
  1、各部门应对归档工作给予高度重视,认真做好本部门档案资料的收集、整理和归档工作。保证归档文件材料收集完整、齐全,注明材料生成时间,书写用蓝黑墨水或黑色碳素笔,统一用正规纸张。要求印章、签字齐全清晰。含有附件的文件必须保证附件齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。
  2、凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。
  3、归档的纸质文件材料必须是原件,复印件原则上不归档(如特殊原因归档复印件需加盖归档单位公章)。请示类文件如已答复,须提供相关批复材料,上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订的材料,以册(本)为单位移交。
  4、归档材料须著录档案管理系统,同时上传相应的电子版(包括文件和附件),要求录入信息准确、内容全面。按照国家电子档案格式标准要求,所有归档电子档案均采用PDF格式(WORD、EXCEL、PPT等需转化为PDF)。所有电子档案(包括电子文件、照片、视频)刻录成DVD光盘。
  5、声像档案:照片和视频材料以光盘形式,每项活动一个文件夹,命名:时间+活动名称。录音、录像带、录影光盘、数码照片等应有标签,必须附有文字说明,内容包括事由(事件)、时间、地点、人物、拍摄者等信息。
  6、实物档案:标明实物名称、获得时间和颁发(赠)单位。
  7、各部门及个人原则上不保留任何档案,如工作需要备查的可保留复印件。
  三、档案移交
  1、归档验收:移交档案时,交接双方当面检查,按归档要求进行验收,不符合要求的退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交。
  2、移交手续:归档单位移交档案材料时必须出具一式两份“档案移交目录”,部门负责人签字并加盖所在部门印章,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时,其对应档案材料电子版、移交目录电子版刻录光盘一并移交。若无档案材料移交的部门,要求写一份无档案移交的情况说明,部门负责人签字并加盖所在部门印章。
  3、移交时间:为了保证学校档案的立卷归档工作按进度进行,各部门务必于2020年6月30日前移交2019年度归档材料。
  4、移交地点:学校档案馆(图书馆一楼西侧),联系人:王肖影、金丹,联系电话:4673710,630032,67437,锦医大档案工作QQ群:83116152。
  四、有关说明
  1.各单位兼职档案员如在档案整理中遇到问题,可以通过电话与档案馆联系。疫情期间为避免聚集,请在档案移交前与档案馆电话沟通预约。
  2.各单位归档时间截止2020年6月30日。确有特殊原因不能按时归档,请及时与档案馆联系申请延期。
  3.为了做好档案工作,如有机构变动或主管领导及兼职档案员调整,或新成立机构设兼职档案员的请及时告知档案馆。
  档案是学校发展的重要历史见证,请各单位领导及兼职档案员高度重视,着眼未来,认真负责,及时、完整地将档案材料移交档案馆。档案工作现已列入年终绩效考核指标体系,档案收集、归档移交工作作为重要的考评依据,请各单位各部门正确对待、积极配合完成此项工作。
  特此通知。 
  附件:1.档案移交目录
     2.锦州医科大学立卷归档范围与保管期限表
     3.锦州医科大学档案管理工作量化考核评分标准